Cum să-ți organizezi timpul astfel încât să poți în sfârșit să respiri

Cum să ieși din cercul vicios în care ești tot timpul pe fugă și să reușești să îți organizezi timpul

Dacă ești copleșit de sarcini, mai întâi va trebui să te extragi din întreaga situație – să ai o imagine de ansamblu a tot ceea ce se întâmplă și să rezolvi organizarea de bază a timpului. Vei vedea că vei simți imediat o mică ușurare. 

Vom face asta în patru pași.

1. Trasează toate sarcinile și responsabilitățile

Începe cu cele de legate de muncă și de studiu. Notează toate sarcinile pe care trebuie să le îndeplinești, toate proiectele care te așteaptă, dar și activitățile obișnuite. Acestea ar putea fi, de exemplu, rapoarte lunare, întâlniri regulate, etc. Trebuie să obții cea mai bună imagine de ansamblu posibilă.

Procedează la fel cu sarcinile personale. Notează-ți obligațiile curente, de la o programare la dentist până la cumpărarea unui cadou pentru o zi de naștere ce urmează – tot ce se află acum în mintea ta. Dacă ai în mod regulat sarcini casnice mai solicitante (cum ar fi tunsul ierbii), trece-le pe hârtie și pe acestea.

3. Șterge, deleagă sau cere ajutor

Apoi vine momentul să scapi de sarcinile neimportante, fie delegându-le, fie pur și simplu eliminându-le. Chiar nu trebuie să faci totul singur. Poți delega din sarcini cuiva din echipă, poți angaja o nouă persoană, sau poți merge la șeful tău cu lista de sarcini și cu rugămintea de a stabili împreună prioritățile.

Ce-ar fi să rezolvi curățenia casei cu ajutorul unui profesionist, sau să rezolvi prânzul de duminică invitând familia la restaurant? Cu siguranță vei găsi o mulțime de sarcini pe care nu trebuie să le faci singur, iar asta îți va aduce mai multă liniște sufletească.

4. Împarte sarcinile mai mari în părți mai mici

Știi sentimentul acela când ai o sarcină importantă în fața ta, dar o tot amâni pentru că nu prea știi de unde să începi?

De aceea, este necesar să împărțim toate sarcinile (proiectele) mari în cele mai mici părți posibile, precum cele care durează doar câteva minute. De exemplu, poți împărți pregătirea unei prezentării în căutarea informațiilor, pregătirea cuprinsului, crearea slide-urilor, îmbunătățirea designului, etc. Nu trebuie să faci totul deodată. Atunci când ai sarcinile împărțite, poți avansa pas cu pas, chiar dacă mai ai la dispoziție doar 15 minute pentru ele.

Cum să-ți planifici ziua cât mai eficient

Știi deja ce te așteaptă. Următorul pas este să planifici corect sarcinile. Folosește o agendă sau una dintre aplicațiile de gestionare a timpului, întrucât nu este bine să încerci să ții minte tot ce ai de făcut – te vei simți mai ușurat astfel.

Planifică-ți timpul cel puțin cu o săptămână înainte, sau poate chiar cu o lună. Astfel, nu se va întâmpla să promiți ceva chiar atunci când ai un termen limită pentru un raport lunar, de exemplu. Iată cum poți face asta:

1. Mai întâi, notează-ți toate sarcinile care se repetă în mod regulat în anumite zile. Cel puțin pentru o lună înainte.
2. Stabilește-ți o singură sarcină dificilă în fiecare zi. Astfel, nu te vei simți copleșit și te vei concentra mai bine.
3. Adaugă câteva sarcini mai ușoare și mai mici, în fiecare zi. Încearcă să grupezi sarcinile similare. Dacă te concentrezi asupra unui singur tip de muncă, vei fi mai eficient. Le poți împărți, de exemplu, în sarcini de analiză și sarcini creative.
4. Setează o limită de timp pentru fiecare sarcină. Una în care te poți încadra cu adevărat. Asta te va ajuta să te ții de un plan și să nu sari de la o sarcină la alta.
5. Nu îți umple complet programul zilnic. Lasă întotdeauna timp pentru situații neprevăzute.
6. Programează-ți, de asemenea, pauze regulate. Câteva minute de întindere, o scurtă plimbare sau meditație îți vor face bine cu adevărat.

Metode de gestionare a timpului pentru productivitate

Avem deja un program, așadar acum ne vom uita la metodele specifice de gestionare a timpului, care ne pot ajuta să respectăm planificarea.

• Rezolvă mai întâi cea mai importantă sarcină a zilei (eat the frog first) – ne putem concentra mai bine dimineața. Faptul că ai terminat cea mai importantă sarcină până la prânz te va ajuta să menții o dispoziție mai bună pentru restul zilei și munca va decurge mai ușor.
• Dă-ți termene limită – chiar și pentru sarcinile care nu au un termen limită clar. Acest lucru va crea un sentiment de urgență și te va ajuta să te concentrezi și să rămâi motivat.
• Încearcă tehnica pomodoro – asta înseamnă să lucrezi cu concentrare timp de 25 de minute consecutive și apoi să faci o pauză de 5 minute. Aceasta te va ajuta să nu fugi de muncă.
• În loc de multitasking, rezolvă o singură sarcină pe rând – studiile au arătat că multitasking-ul provoacă stres la nivelul creierului și reduce calitatea muncii noastre. Prin urmare, închide toate ferestrele inutile din browser și concentrează-te asupra unei singure activități.
• Rezervă-ți câteva ore de concentrare totală asupra muncii – astfel sarcinile dificile vor fi mai ușor de gestionat. Găsește un loc liniștit, dezactivează toate notificările și dedică câteva ore muncii profunde. Apoi, ia o pauză și nu ezita să te recompensezi.
• Stabilește limite – acest lucru înseamnă, de exemplu, să spui „NU” atunci când „DA” ar fi în contradicție cu nevoile tale. Sau să nu pui prea multă presiune pe tine doar pentru a-i mulțumi pe alții. Și asta înseamnă gestionare eficientă a timpului.

Poate că nu pare așa acum, dar există întotdeauna o cale de ieșire –  important este să nu fii prea aspru cu tine. Este nevoie de timp pentru a te obișnui cu munca organizată astfel și pentru a dezvolta disciplină. Începe treptat și sărbătorește fiecare progres.

Gestionarea timpului, echilibrul dintre viața profesională și cea privată și procrastinarea sunt, de asemenea, subiecte potrivite pentru terapie. Nicio problemă nu este „minoră”. Un expert te va ajuta să îți pui ordine în gânduri, să îți stabilești prioritățile, să îți găsești motivația și, mai ales, o cale de ieșire din haos. La Hedepy, oferim terapie online și poți alege din peste 20 de terapeuți certificați.

Află aici cum funcționează.